Von Tabellenkalkulationen zu Kalibrierungssoftware

Messgeräte gibt es in vielen Arten und Ausführungen. Sie spielen eine wichtige Rolle in verschiedenen Geschäfts- und Produktionsprozessen. Denken Sie zum Beispiel an Sensoren zur Messung von Druck, Temperatur und Durchfluss in der Prozessindustrie. Oder geometrische Messgeräte und Drehmomentschlüssel im Maschinenbau.

Alle diese Sensoren und Messgeräte haben eine Abweichung oder Messunsicherheit, die berücksichtigt werden muss. Hierfür können Anforderungen aus der Sicht der Qualität, der Sicherheit, der Umwelt oder der Produktivität gestellt werden. Manchmal basieren diese Anforderungen auf der Gesetzgebung, aber oft sind das eigene Qualitätssystem des Unternehmens oder Vereinbarungen mit einem Kunden ausschlaggebend.

Die regelmäßige Kalibrierung der Messgeräte ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Messungen letztendlich die für Sie festgelegten Genauigkeitsanforderungen erfüllen. Ein wichtiger Aspekt bei der Kalibrierung ist die Dokumentation der Kalibrierungsdaten. Diese sollten so aufgezeichnet werden, dass sie leicht für den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften verwendet werden können, aber diese Daten können auch zur Überwachung der Wartung oder zur Optimierung bestimmter Prozesse genutzt werden.

Die Dokumentation erfolgt häufig noch durch manuelle Bearbeitung in Tabellenkalkulationen oder anderen Programmen, die nicht den gesamten Kalibrierungsprozess erfassen. Die Pflege von Tabellenkalkulationen ist mühsam und daher anfällig für menschliche Fehler und oft zeitaufwändig. Moderne Kalibrierungssoftware hilft Ihnen, Ihre Kalibrierungsprozesse zu professionalisieren, indem Sie die Einschränkungen von Tabellenkalkulationen beseitigt und nützliche Funktionen hinzufügt. Was sind die Vorteile von Kalibrierungssoftware und was sollten Sie bei der Umstellung auf Kalibrierungssoftware beachten?

Die Nachteile von Tabellenkalkulationen

Bis heute werden die Messergebnisse einer Kalibrierung oft mit Stift und Papier während der Messung notiert. Die Daten werden dann manuell auf dem Computer abgetippt und möglicherweise in verschiedenen Programmen weiter verarbeitet. So entsteht letztlich ein großes Archiv von Kalibrierungsdaten, von denen ein Teil oft noch auf Papier ist. Manchmal werden die Daten direkt in eine Tabellenkalkulation eingegeben, aber zusätzlich wird das Kalibrierungsdatum in einem separaten System aufbewahrt.

Der erste Nachteil dieser Arbeitsmethode ist, dass sie arbeitsintensiv ist und viele manuelle Tätigkeiten erfordert. In einer Zeit, in der Arbeit teuer ist und es schwierig ist, geeignetes Personal zu finden, möchten Sie die Prozesseweniger arbeitsintensiv gestalten. Viele manuelle Eingriffe erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen.

Ein zweiter Nachteil ist, dass die Verwaltung von Tabellenkalkulationen mühsam ist. Es ist einfach, eine Kopie einer Kalkulationstabelle zu erstellen und sie weiterzugeben. Dadurch entstehen mehrere Versionen. Nach einem längeren Zeitraum ist es oft schwierig festzustellen, welche Version die aktuellste ist. Außerdem besteht die Gefahr, dass die Informationen an mehreren Stellen und sogar in verschiedenen Systemen aktuell gehalten werden müssen. Dies gilt nichtnur für die Durchführung der Kalibrierung, sondern auch für deren Verfolgung und Planung.

Ein dritter Nachteil ist, dass die Informationen nicht mehr leicht zugänglich sind. Die Suche nach einem bestimmten Zertifikat nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Auch eine historische Trendanalyse wird oft gar nicht durchgeführt, weil es zu viel Zeit kostet, diese Daten zu sammeln, denn nicht alle Informationen können an einem zentralen Standort abgerufen werden.

Tabellenkalkulationen haben auch Vorteile. Der Vorteil einer Tabellenkalkulation ist, dass Sie viele Freiheiten haben, um Daten hinzuzufügen oder spezielle Berechnungen durchzuführen, wie Sie es für richtig halten. Diese Stärke ist oft auch eine Schwäche, denn es braucht viel Zeit und Aufmerksamkeit, um sie richtig einzurichten, und es gibt oft lose Enden.

Kalibrieren Sie einfacher, besser und schneller mit Kalibrierungssoftware

Die Technologie entwickelt sich ständig weiter und somit auch die Kalibrierungssoftware. Mit einer guten Kalibrierungssoftware werden Sie nicht unter den Nachteilen von Tabellenkalkulationen leiden und Sie werden dabei unterstützt, den Kalibrierungsprozess effizient und professionell einzurichten.

So funktioniert die Kalibrierungssoftware 

Kalibrierungssoftware kann in 2 Arten unterteilt werden. Die erste Art von Software wurde speziell für die Kalibrierung eines bestimmten Instruments entwickelt und wird oft vom Hersteller des Instruments bereitgestellt. Diese Software beschränkt sich in der Regel darauf, die Kalibrierung durchzuführen und die Messdaten zu speichern. Die zweite Art ist allgemeine Kalibrierungssoftware, mit der Sie alle Arten von Kalibrierungen durchführen und Daten sammeln können. Das ist es,worüber wir hier sprechen.

Diese Kalibrierungssoftware wurde speziell dafür entwickelt, sowohl die Kalibrierung selbst durchzuführen, als auch die Kalibrierungsdaten auf einfache Weise zu verwalten. Alle Kalibrierungsdaten werden an einem Standort gespeichert. Die Benutzer können dann über eine einfache Schnittstelle Kalibrierungen durchführen oder Kalibrierungsdaten anzeigen und analysieren. Nachdem die Informationen über die zu kalibrierenden Instrumente und die verfügbaren Referenzinstrumente erfasst wurden, wird eine SOP (Standard Operating Procedure) oder ein Kalibrierungsprotokoll erstellt. Mit diesem wird die Kalibrierung durchgeführt und die Messdaten werden ebenfalls in der Software aufgezeichnet.

Mit einer allgemeinen Kalibrierungssoftware können Sie u.a.:

• Kalibrierungen durchführen, Messdaten sammeln und Kalibrierungsberichte erstellen.
• Mit Messgeräten kommunizieren, um die Kalibrierung zu automatisieren.
• Sich einen Überblick über den Kalibrierungsstatus der einzelnen Messgeräte verschaffen.
• Sicherstellen, dass die Kalibrierungen rechtzeitig durchgeführt werden.

Die Vorteile der Kalibrierungssoftware

Vollständig digital

Mit moderner Kalibrierungssoftware digitalisieren Sie den Kalibrierungsprozess. Sie können zum Beispiel Etiketten mit QR-Codes drucken. Wenn Sie ein Gerät kalibrieren möchten, scannen Sie den QR-Code und landen sofort beim richtigen Gerät und können die Kalibrierung starten. Die Durchführung und Pflege von Kalibrierungen erfordert so wenig Handgriffe wie möglich.

Effizienter und weniger fehleranfällig arbeiten 

In der Kalibrierungssoftware müssen die Informationen nur einmal eingegeben werden und stehen dann überall zur Verfügung, sodass keine zusätzliche Bearbeitung erforderlich ist. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern beim Kopieren von Informationen. Die Durchführung der Kalibrierung kann oft automatisiert werden, wodurch Tippfehler vermieden werden, aber auch während der Kalibrierung gewarnt wird, wenn unerwartete Messwerte manuell eingegeben werden.

Zentrale Informationsstelle

Wenn Sie eine Kalibrierungssoftware verwenden, werden alle relevanten Daten an einem zentralen Standort gespeichert. Sie behalten den Überblick über den aktuellen Status (wann wurde ein Gerät zuletzt kalibriert und wie lautete das Ergebnis) und können alle Daten leicht abrufen, z.B. um Kalibrierungsberichte für ein Audit anzuzeigen.

Übersicht der Kalibrierungen 

Moderne Kalibrierungssoftware ermöglicht es Ihnen auch, Dashboards einzurichten, die Ihnen einen Überblick über die Kalibrierungen geben. So kann ein Techniker beispielsweise sehen, welche Instrumente jetzt zur Kalibrierung anstehen, oder ein Instrumentenmanager kann auf einen Blick erkennen, wie viele Instrumente im nächsten Monat kalibriert werden müssen.

Arbeitengemäß ISO 17025

Da die Software immer auf die gleiche Weise arbeitet, sind die grundlegenden Anforderungen für die Aufzeichnung von Kalibrierungen erfüllt. Beispielsweise können Messdaten nicht im Nachhinein geändert werden, die Genauigkeit eines Instruments wird berücksichtigt, ein Prüfpfad wird geführt und es können verschiedene Rollen zugewiesen werden.

Historische Trends 

In moderner Kalibrierungssoftware sind die historischen Daten für jedes Instrument sofort sichtbar. So können Sie Trends feststellen. Sie können zum Beispiel sehen, ob die Abweichung eines Instruments sehr stabil bleibt oder zunimmt. Sie können auch sehen, dass einige Instrumente jahrelang stabil sind und plötzlich anfangen, abzuweichen. Sie können diese Informationen nutzen, um den Kalibrierungszeitraum anzupassen oder zu untersuchen, ob das Instrument korrekt verwendet wird.

Was Sie beachten sollten, wenn Sie wechseln möchten 

Möchten Sie von Tabellenkalkulationen auf Kalibrierungssoftware umsteigen? Dann sollten Sie die folgenden Dinge bedenken:

1. Die grundlegenden Informationen, die jetzt in Tabellenkalkulationen enthalten sind, müssen (einmalig) in die Kalibrierungssoftware eingegeben werden. Prüfen Sie daher im Voraus, ob die Software über Optionen zum Hochladen von Informationen verfügt. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie alles manuell eingeben müssen.
2. Entscheiden Sie, was mit den historischen Daten geschehen soll. Historische Daten in Excel können manchmal kopiert werden, aber manchmal ist es auch gut, mit einem Neuanfang zu beginnen. Entscheiden Sie sich im Voraus, was Sie bevorzugen.
3. Sorgen Sie dafür, dass die Personen, die mit der Softwarearbeiten müssen, gut informiert sind, sodass sie wissen, wie sie ihre Aufgabenin der neuen Umgebung erledigen können.

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