Van spreadsheets naar kalibratiesoftware

Meetinstrumenten zijn er in vele soorten en uitvoeringen. Ze spelen een vitale rol bij verschillende bedrijfs- en productieprocessen. Denk bijvoorbeeld aan sensoren voor het meten van druk, temperatuur en flow in de procesindustrie. Of geometrische meetapparatuur en momentsleutels in de machinebouw.

Al deze sensoren en meetapparatuur hebben een afwijking of meetonzekerheid waar rekening mee moet worden gehouden. Hier kunnen eisen aan gesteld worden vanuit het oogpunt van kwaliteit, veiligheid, milieu of productiviteit. Soms volgen deze eisen vanuit wetgeving, maar vaak zijn het eigen kwaliteitssysteem of afspraken met een klant leidend.

Het regelmatig kalibreren van de meetapparatuur is de beste manier om je ervan te verzekeren dat de metingen uiteindelijk voldoen aan de nauwkeurigheidseisen die hieraan gesteld worden. Een belangrijk aandachtspunt bij het kalibreren is het documenteren van de kalibratiegegevens. Deze moeten zo worden vastgelegd dat deze gemakkelijk gebruikt kunnen worden voor het aantonen dat er aan de eisen wordt voldaan, maar deze gegevens kunnen ook gebruikt worden voor de bewaking van onderhoud, of het optimaliseren van bepaalde processen.

Het documenteren gebeurt vaak nog steeds met behulp van handmatige verwerking in spreadsheets of andere programma’s die niet het gehele kalibratieproces vastleggen. Het bijhouden van spreadsheets is bewerkelijk en daarmee gevoelig is voor menselijke fouten en kost vaak veel tijd. Moderne kalibratiesoftware helpt je kalibratieprocessen te professionaliseren door de beperkingen van spreadsheets weg te nemen en nuttige functionaliteiten toe te voegen. Wat zijn de voordelen van kalibratiesoftware en waar moet je rekening mee houden als je overstapt naar kalibratiesoftware?

Nadelen van spreadsheets

Tot op vandaag worden de meetresultaten van een kalibratie vaak tijdens het meten opgeschreven met pen en papier. Daarna wordt die data weer handmatig overgetypt op de computer en eventueel verder verwerkt in diverse programma’s. Zo ontstaat uiteindelijk een omvangrijk archief met kalibratiegegevens, waarvan vaak een deel nog steeds op papier staat. Soms worden de gegevens wel direct in een spreadsheet ingevoerd, maar wordt daarnaast in een separaat systeem de kalibratiedatum bijgehouden.

Het eerste nadeel van deze werkwijze is dat het arbeidsintensief is en veel handmatige acties vraagt. in een tijd dat arbeid kostbaar is en het moeilijk is om geschikt personeel te vinden wil je processen juist minder arbeidsintensief maken. Veel handmatige acties verhoogt ook de kans op het maken van fouten.

Een tweede nadeel is dat het beheer van spreadsheets bewerkelijk is. Het is gemakkelijk om een kopie van een spreadsheet te maken en deze door te sturen. Hiermee ontstaan er meerdere versies. Na langere tijd is het vaak lastig om te bepalen welke versie de meest recente is, ook is er een risico dat informatie op meerdere plaatsen en zelfs in verschillende systemen actueel moet worden gehouden. Dit geldt niet alleen voor het uitvoeren van de kalibratie, maar ook voor het bijhouden en plannen ervan.

Een derde nadeel is dat de informatie niet meer gemakkelijk toegankelijk is. Het opzoeken van een specifiek certificaat kost vaak veel tijd. Ook het maken vaneen historische trendanalyses, wordt vaak niet eens uitgevoerd, omdat het teveel tijd kost deze gegevens te verzamelen, omdat niet alle informatie op een centrale plek ontsloten kan worden.

Spreadsheets hebben ook voordelen. Het voordeel van een spreadsheet is dat je veel vrijheid hebt om naar eigen inzicht gegevens toe te voegen of speciale berekeningen uit te voeren. Deze kracht is vaak ook een zwakte, omdat het wel veel tijd en aandacht kost om dit op een goede manier in te richten blijven er vaak open eindjes.

Makkelijker, beter en sneller kalibreren met kalibratiesoftware

Techniek verbetert gelukkig continue en dat geldt ook voor kalibratiesoftware. Met goede kalibratiesoftware heb je geen last van de nadelen die spreadsheets wel hebben en word je geholpen het kalibratieproces efficiënt en professioneel in te richten.

Hoe werkt kalibratiesoftware

Kalibratiesoftware kun je verdelen in 2 soorten. De eerste soort software is specifiek gemaakt voor kalibratie van een bepaald instrumenten wordt vaak geleverd door de fabrikant van het instrument. Deze softwarebeperkt zich meestal tot het uitvoeren van de kalibratie en opslaan van de meetgegevens. De tweede soort is algemene kalibratiesoftware, waarmee allerlei kalibraties uitgevoerd kunnen worden en data verzameld kan worden. Dat is waar we het hierover hebben.

Deze kalibratiesoftware is specifiek ontworpen om zowel de kalibratie zelf uit te kunnen voeren, maar ook de kalibratiedata op een eenvoudige manier te kunnen beheren. Alle kalibratiedata wordt hierbij opgeslagen op een locatie, gebruikers kunnen vervolgens via een eenvoudige interface kalibraties uitvoeren of kalibratiedata bekijken en analyseren. Nadat de informatie van te kalibreren instrumenten en beschikbare referentie instrumenten is vastgelegd, wordt een SOP (standaard operating procedure) of kalibratie protocol vastgelegd. Hiermee wordt de kalibratie uitgevoerd en de meetdata wordt hierbij direct ook vastgelegd in de software.

In algemene kalibratiesoftware kun je onder ander:

• Kalibraties uitvoeren, meetdata verzamelen en kallibratie rapporten genereren.
• Communiceren met meetapparatuur, om zo de kalibratie te automatiseren.
• Overzicht krijgen van de kalibratiestatus van elk instrument.
• Bewaken dat kalibraties op tijd worden uitgevoerd.

De voordelen van kalibratiesoftware

Volledig digitaal

Met moderne kalibratiesoftware digitaliseer je het kalibratieproces. Je kunt bijvoorbeeld labels printen met QR-codes, als je een instrument wil kalibreren, scan je de QR-code en kom je direct bij het juiste instrument uit en kun je de kalibratie starten. Het uitvoeren en bijhouden van kalibraties vraagt hierdoor zo min mogelijk handelingen.

Efficiënter werken & minder foutgevoelig

In kalibratiesoftware hoeft informatie maar een keer ingevoerd te worden en is het vervolgens overal beschikbaar er zijn daardoor geen extra handelingen nodig. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar verkleint ook de kans op fouten bij het kopiëren van informatie. Het uitvoeren van de kalibratie kan vaak geautomatiseerd worden, waardoor er geen typfouten gemaakt worden, maar ook bij handmatige invoer van de meetgegevens wordt er tijdens de kalibratie gewaarschuwd wanneer er onverwachte meetwaarden genoteerd worden.

Centraal informatiepunt

Wanneer je Kalibratiesoftware gebruikt worden alle relevante gegevens op een centrale locatie opgeslagen en bijgehouden. Je houdt hiermee overzicht op de actuele status (wanneer is een instrument voor het laatst gekalibreerd en wat was het resultaat) en kunt gemakkelijk alle data terugvinden, denk hierbij aan het laten zien van kalibratierapporten voor een audit.

Overzicht op Kalibraties

In moderne kalibratiesoftware kun je ook dashboards inrichten waarmee je overzicht krijgt op de kalibraties. Zo kan een techneut zien welke instrument nu aan de beurt zijn voor kalibratie, of een instrumentbeheerder kan in een oogopslag zien hoeveel instrumenten volgende maand gekalibreerd moeten worden.

Werken volgens ISO 17025

Doordat de software altijd op eenzelfde wijze werkt wordt voldaan aan de basisvereisten rond het vastleggen van kalibraties. Zo kan meetdata bijvoorbeeld niet achteraf aangepast worden, wordt er rekening gehouden met nauwkeurigheid van een instrument, wordt er een audit trail bijgehouden en kunnen er verschillende rollen worden toegekend.

Historische trends

In moderne kalibratiesoftware is voor elk instrument direct historische data zichtbaar. Hiermee kun je trends vaststellen. Zo kun je zien of de afwijking van een instrument heel stabiel blijft, of juist steeds groter wordt. Ook kun je zien dat sommige instrumenten jarenlang stabiel zijn en ineens gaan afwijken. Je kunt met deze informatie de kalibratietermijn aanpassen of onderzoeken of het instrument correct gebruikt wordt.

Waar moet je aan denken als je wil overstappen

Wil jij de stap maken van spreadsheets naar kalibratiesoftware? Hou dan de volgende zaken in goedachtte:

1. De basisinformatie die nu in spreadsheets staat zal (eenmalig) moeten worden ingevoerd in de kalibratiesoftware. Bekijk daarom van tevoren of de softwaremogelijkheden heeft voor het uploaden van informatie. Zo voorkom je dat alles handmatig ingevoerd hoeft te worden.
2. Bepaal wat je doet met historische data. Historische data die in Excel staat kan soms worden overgenomen, maar soms is het ook goed om met een schone lei te beginnen. Bepaal van tevoren wat jouw voorkeur heeft.
3. Zorg ervoor dat de mensen die met de software moetengaan werken goed geïnformeerd zijn, zodat ze weten hoe ze hun taken in de nieuwe omgeving uit moeten voeren.

Ontdek de wereld van kalibratiesoftware met AutoCal+

Is jouworganisatie het kalibreren met spreadsheets ontgroeid? En ben je op zoek naar professionele, gebruiksvriendelijke, merkonafhankelijke en betaalbare software die jouw kalibratieprocessen naar een hoger niveau tilt? Zoek dan niet verder.

Met AutoCal+ profiteer je van de functionaliteit van moderne kalibratiesoftware:

• Je digitaliseert het complete kalibratieproces. Zowel het uitvoeren van de kalibratie als het beheren van de kalibraties. Hiermee wordt het efficiënter en ???
• AutoCal+ ondersteunt de apparaten waar je dagelijks mee werkt. Voor sommige populaire instrumenten, zoals de DPI620/611, FSM DPC, FLUKE 45/46, WIKA CTD9100 enTRAQC-3 FM, hebben we ook drivers ontwikkeld om het kalibreren nog makkelijker te maken.
• Met AutoCal+ heb je in één systeem een compleet overzicht van al je instrumenten.
• AutoCal+ is flexibel op te bouwen en volledig aan te passen aan jouw wensen en behoeften.
• AutoCal+ is de software die past bij je behoeften. Veranderen die in de loop van de tijd? Voeg dan eenvoudig gebruikers of instrumenten toe of pas je abonnement aan.
• AutoCal+ is al vanaf € 39,50 per maand beschikbaar. Het is daarom een betaalbare en kosteneffectieve (de voordelen van kalibratiesoftware zorgen ervoor dat die investering zo terugverdiend is) oplossing.

Zelf kennismaken met de features en voordelen van AutoCal+? Geen probleem. Bel ons gerust op +3179 203 31 33 of vul het contactformulier in.