Overweeg jij om kalibraties zelf uit te gaan voeren of juist om deze uit te besteden? Dan is deze blog zeker interessant voor jou! Welke optie is nu het beste en met welke factoren moet je rekening houden bij jouw keuze? Wij vertellen je er graag alles over.
Iedereen die geregeld met meetapparatuur werkt moet deze op een gegeven moment laten kalibreren. Alleen door het instrument te kalibreren weet je zeker dat de afwijkingen binnen acceptabele marges liggen. Kalibratie kan een opgelegd worden vanuit wet- en regelgeving, maar is ook belangrijk om productkwaliteit te kunnen garanderen, processen efficient en veilig te laten verlopen. Kalibratie is ook onderdeel van preventief onderhoud. Maar hoe bepaal je nu of je het kalibreren uit moet besteden of dat je dit beter in eigen beheer kunt uitvoeren?
Of je apparatuur beter zelf kunt kalibreren of er verstandig aan doet om dit aan een externe specialist over te laten, hangt af van verschillende factoren en de factoren kunnen elkaar ook onderling beïnvloeden:
We zullen elke factor verder toelichten. Beslissen of je zelf kalibreert of de taak uitbesteedt, draait om het vinden van de juiste balans tussen bijzondere behoeften, kosten, efficiëntie en praktische haalbaarheid.
Voordat je een goede beslissing kunt maken heb je overzicht nodig op het aantal en de verschillende type instrumenten die gekalibreerd moet worden. Het aantal instrumenten is natuurlijk van invloed op de tijd die je kwijt bent aan kalibreren en het soort instrument bepaald welke expertise en faciliteiten er nodig zijn voor kalibratie.
De meeste bedrijven zien het aantal instrumenten dat gekalibreerd moet worden toenemen. Dat kan zijn doordat het bedrijf groeit, door strengere (controle op) eisen uit kwaliteitssystemen. Dit kunnen interne eisen zijn, maar kan ook een gevolg zijn van bedrijfscertificering. Houdt er bij je beslissing ook rekening mee of dit ook over een paar jaar nog steeds de juiste keuze is.
Als er maar weinig instrumenten te kalibreren zijn maar je hebt hiervoor de expertise en faciliteiten al in huis, dan kan zelf kalibreren de beste keuze zijn. Als het je aan faciliteiten en expertise ontbreekt en je hebt maar weinig instrumenten, dan is het vaak beter om kalibratie uit te besteden aan de leverancier of andere externe partij.
Zijn er veel instrumenten te kalibreren, dan kan het interessant zijn om faciliteiten en expertise op te bouwen of, als je deze al hebt, te onderhouden. Of dat zo is hangt onder andere af van de volgende factor: type bedrijfsvoering en tijd.
Elk meetinstrument wordt door een bedrijf op een eigen manier gebruikt. Bij het ene bedrijf is de kalibratie cruciaal voor productveiligheid en moeten de meetresultaten altijd beschikbaar en herleidbaar zijn. In een ander geval is het voldoende als alleen wordt geregistreerd of het instrument binnen of buiten spec is op het moment van kalibreren. Ook het moment van kalibreren van een instrument is afhankelijk van het type bedrijfsvoering. Sommige bedrijven kalibreren het liefst zoveel mogelijk instrumenten op een moment tegelijk, terwijl anderen de kalibraties het liefst zo veel mogelijk spreiden over het hele jaar. Soms kan dit vrij gekozen worden, maar vaak is het een logisch gevolg van het type bedrijf.
Zo werken bedrijven in de procesindustrie vaak met onderhoudsstops. Hierbij wordt de installatie stilgezet voor gepland onderhoud. In die periode worden ook alle instrumenten van die installatie gekalibreerd. Het is dan niet wenselijk de installatie ook op andere momenten stil te zetten voor het uitvoeren van kalibraties.
Sommige bedrijven opereren 1 grote installatie. In dat geval zullen alle kalibraties in een korte periode plaats moeten vinden. Anderen draaien meerdere onafhankelijke installaties naast elkaar en kunnen het onderhoud meer spreiden door 1 installatie per keer te onderhouden. In dat geval is de werkdruk meer verspreid.
De bedrijfsvoering bepaalt dus de timing en de beschikbare tijd. Als je veel kalibraties in korte tijd uit moet voeren, vraag je dan af of je voldoende kundige medewerkers kan vrijmaken om al die kalibraties uit te voeren zonder dat andere processen daaronder lijden. Naast het uitvoeren van de metingen is er ook tijd nodig om de resultaten te beoordelen en goed vast te leggen. Het systeem waar je mee werkt zal bepalend zijn voor de hoeveelheid tijd die je aan deze administratie kwijt bent. Zorg ervoor dat je voldoende tijd inplant, zodat de kalibraties niet afgeraffeld moeten worden en er fouten gemaakt gaan worden. Als je kalibraties kan automatiseren maakt dat de kalibratie minder foutgevoelig en efficiënter.
Om een goede planning te kunnen maken en te bepalen wanneer je de instrumenten wil kalibreren is naast een overzicht van het aantal en type instrumenten is het dus ook erg handig om inzicht te hebben in de locatie (machine, installatie, werkbus klantlocatie etc.) van het instrument en de manier waarop deze gebruikt wordt.
Uiteraard speelt het beschikbare budget een belangrijke rol. Als je kalibratiewerkzaamheden wil uitbesteden kun je daar offertes voor aanvragen en dan bepalen of dit binnen jouw budget past. De kwaliteit van de offertes zal afhangen van de informatie die je zelf aan kunt leveren. Ook hiervoor is het handig om het instrumentoverzicht zo compleet mogelijk te hebben. Ook voorkom je zo verassingen tijdens de uitvoering. Zo kun je bijvoorbeeld kosten voor meerwerk voorkomen.
Als je de kalibraties in eigen beheer uit wil voeren moet je naast de kosten voor kalibratieapparatuur en het onderhoud daarvan ook rekening houden met de uren die je aan het kalibreren besteed en het bijhouden van de administratie daarvan. Ook het up to date houden van de kennis en expertise van het personeel horen daarbij.
Het komt vaak voor dat een deel van de kalibraties goed in eigen beheer uit te voeren is, terwijl het voor een ander deel relatief duur is om alle faciliteiten zelf op te zetten en te onderhouden. Je kunt dan natuurlijk ook voor een mix kiezen, waarbij alleen een deel van de kalibraties uitbesteed wordt.
Kalibreren is een vak waar expertise voor nodig is. Sommige dingen kun je leren in een opleiding en andere zaken worden in de praktijk geleerd. Er zit vaak veel kennis in de hoofden van medewerkers. Voor een deel is dat onnodig. Door informatie over de instrumenten en de manier waarop gekalibreerd moet worden vast te leggen wordt het makkelijker nieuwe mensen snel op te leiden.
Als je kalibraties in eigen beheer wil uitvoeren, vraag je dan af of je voldoende expertise in huis hebt of kunt halen. Als je kalibraties wil uitbesteden, vraag je dan af hoe je beoordeeld of jouw leverancier wel voldoende expertise in huis heeft.
Elke optie heeft zijn eigen risico’s. Als je kiest voor eigen beheer, moet je zelf zorgen dat je de faciliteiten en bekwame mensen beschikbaar hebt. Aan de andere kant kun je in eigen beheer ook makkelijker schuiven in het moment van kalibreren en ben je de instrumenten misschien ook minder lang kwijt. Wanneer je de kalibraties uitbesteed kan het risico zijn dat je te afhankelijk wordt van een leverancier.
Als je besluit de kalibratiewerkzaamheden uit te besteden, waar moet je dan op letten?
Als je kalibratie uitbesteed wil je dat de kwaliteit hiervan goed is. Bedrijven die kalibraties uitvoeren kunnen hiervoor gecertificeerd worden onder ISO 17025. Certificering volgens deze norm wordt ook wel accreditatie genoemd. Accreditatie mag alleen gebeuren door speciale instanties. In Europa heeft ieder land een eigen accreditatie organisatie, zo heeft Nederland de RvA, Duitsland DAKKS en Engeland de UKAS. Een accreditatie die is afgegeven door het ene land kan ook in het andere land geaccepteerd worden. Dat wordt dan vastgelegd bij het ILAC. Als je een buitenlandse leverancier hebt is het belangrijk om te controleren of zijn accreditatie ook in jouw land geaccepteerd wordt.
Een leverancier kan zich per grootheid en meetgebied laten accrediteren. Zo kan een leverancier bijvoorbeeld geaccrediteerd worden voor het uitvoeren van drukkalibraties in het meetgebied 0..10 barg. Deze leverancier is dan niet geaccrediteerd voor het uitvoeren van temperatuurkalibraties of voor drukkalibraties tot 100 bar. Dit soort details kun je terugvinden op het scope document van de leverancier. Dit document kan opgevraagd worden bij de accrediterende organisatie. Hier staat per geaccrediteerde grootheid en meetgebied met welke nauwkeurigheid de kalibraties uitgevoerd kunnen worden. Aan de hand hiervan kun je controleren of het bedrijf de juiste expertise in huis heeft.
Naast deze norm voor het uitvoeren van kalibraties kan een leverancier nog allerlei andere certificeringen hebben die relevant kunnen zijn. Denk dan aan ISO9001 voor algemeen kwaliteitsmanagement en andere branche specifieke normen voor werken in de luchtvaart of farmacie.
Als je kalibraties uitbesteed is het belangrijk dat duidelijk is hoe er met de kalibratiedata om moet worden gegaan en wie deze beheert. Vraag je af: Wie houdt het overzicht op de kalibratiewerkzaamheden, Hoe wordt de kalibratiedata opgeslagen en gecommuniceerd. Wie controleert of de kalibratieresultaten voldoen en hoe leg je dat vast? Soms kan je afspreken dat jouw leverancier de kalibratiedata in jouw software invoert, zodat je altijd zelf eigenaar blijft van de data. Als je trends wil kunnen analyseren is het ook belangrijk dat de data beschikbaar is.
Welke keuze je ook maakt, kalibratiesoftware maakt het werk altijd een stuk makkelijker. Alle data is centraal beschikbaar waardoor je altijd inzicht hebt in de kalibratiestatus van jouw apparatuur. Ook heb je direct het actuele instrumentoverzicht beschikbaar.
Je kunt al deze gegevens bovendien via een API laten synchroniseren met andere systemen, zoals een asset managementsysteem. Hierdoor bespaar je tijd en voorkom je fouten bij het overzetten van data. Met een systeem als AutoCal+ hou je de volledige regie over je eigen data. Ook kun je de kalibraties automatiseren. Hierdoor word je minder foutgevoelig en efficiënter.
Voordat je besluit of je de kalibraties uitbesteed of in eigen beheer uit gaat voeren zorg je eerst dat er goed overzicht is van de te kalibreren instrumenten. In dat overzicht leg je vast hoe veel instrumenten je hebt, wat voor soort instrument het is en wanneer het gekalibreerd moet worden.
Uit dat overzicht volgt welke expertise, faciliteiten en capaciteit er nodig is om de kalibraties uit te voeren en op basis van het instrumentoverzicht kan een leverancier ook een goede offerte opstellen.
Nu je een compleet overzicht hebt van de kosten en benodigde expertise en faciliteiten en de risico’s kun je beslissen of het beter is om de kalibraties; niet, deels, of volledig uit te besteden. Kalibratiesoftware kan in beide gevallen erg handig zijn.
Benieuwd naar wat professionele en gebruiksvriendelijke kalibratiesoftware voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust eens een kijkje op de website van AutoCal of neem vrijblijvend contact met ons op.
Blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van kalibratie.
.png)
%20(1).png)
.jpg)
